İÇİNDEKİLER

1. KALİTE ÇEMBERLERİNDE BEYİN FIRTINASININ YERİ VE ROLÜ

2. BEYİN FIRTINASI NEDİR ?

3. BEYİN FIRTINASI İÇİN YOL GÖSTERİCİ DÖRT UNSUR

3.1 DEĞERLENDİRMENİN SONRAYA BIRAKILMASI

3.2 SERBEST BİR ORTAM

3.3 MİKTAR

3.4 ÇAPRAZLAMA – GELİŞTİRME

4. BEYİN FIRTINASININ KADEMELERİ

4.1 SORUNUN TANIMLANMASI VE TARTIŞILMASI

4.2 SORUNUN YENİDEN TANIMLANMASI

4.3 YENİDEN TANIMLAMALARDAN BİRİNİN TEMEL ALINMASI

4.4 ISINMA TURU

4.5 BEYİN FIRTINASI

4.6 EN KALA GELMEYECEK FİKİR

5. BAŞARILI BEYİN FIRTINASI

5.1 ÇALIŞMA GRUBUNUN OLUŞTURULMASI

5.2 GRUP YÖNETİCİSİNİN ÖZELLİKLERİ

5.3 ÖNEMLİ NOKTALAR

5.4 BEYİN FIRTINASI SEANSLARINDA YAPILMASI GEREKENLER

5.5 BEYİN FIRTINASI SEANSLARINDA YAPILMAMASI GEREKENLER

5.6 PERSPEKTiF

6. KAYNAKLAR

1. KALİTE KONTROL ÇEMBERLERİNDE BEYİN FIRTINASININ YERİ VE ROLÜ

Günümüzün üretim dünyasında iki gerçek ortaya çıkmıştır . Birinci gerçek yüksek verimlilik ile düşük maliyette üretim yapılması , diğeri ise kaliteli üretimdir . Bunların gerçekleştirilmesi ise ; sadece belirli birimlerin sorumluluğu ve görevi olmayıp , tüm personelin görev sorumluluğudur . Bu iki unsuru birleştiren firmalar , kuruluşlar ayakta kalmayı başarabilmekte , diğerleri ise yok olmaya mahkum olmaktadır . Bu olgu ; 19. yüzyılın sonlarında başlamış ve bu güne kadar gelişme göstermiştir . Bu süreçte , kalite yönetimi ile organizasyon ve yönetim kavramları ayrı ayrı gelişme göstermiştir . Ancak günümüz rekabetçi ortamında her iki disiplinin ortak olarak bir firma yönetiminde kullanılması gerektiği ortaya çıkmıştır . Bu iki disiplin “TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ “ adı altında toplanmış ve ilk olarak Japonya ‘ da başarı ile uygulanmıştır .

Toplam Kalite Yönetiminin ana dişlisi “ KALİTE ÇEMBERLERİDİR “ dir . 1962 yılında Japonya da ortaya çıkan kalite çemberleri akımına , Kalite Geliştirme Grubu da denir . Basit anlamda Kalite Çemberleri ; kendi alanlarında kalite ve diğer gerçek veya potansiyel iş sorunlarını saptamak , analiz etmek , çözmek ve yönetime önerilerde bulunmak amacıyla düzenli aralıklarla , gönüllü olarak bir araya gelen insan grubudur . Çalışanların katılımı kavramı , bir işyerinde çalışan insanların işin uzmanı olduklarını kabul etmektir .

İşte kalite çemberleri tarafından kullanılan en önemli problem çözme tekniği “ BEYİN FIRTINASI “ dır . Beyin fırtınası döneminde kalite çemberi üyeleri problem üzerinde yoğun bir düşünme amacına yönelik hareket ederler . Beyin Fırtınası bazı konularda çember üyelerinin işine yarar . Bunlar :

a) Herşeyden önce istekli çalışma grubu ( çember ) çeşitli konular hakkında bir

liste elde eder ,

b) Grup bir sorunun incelenmesi evresinde yeni düşünceler ortaya çıkarmak için ;

§ Olayları araştırma

§ Nedenleri araştırma

§ Çözümleri araştırma

§ Ortaya konan araçların araştırılması fırsatını bulur ,

c) Çeşitli fikir ve bilgilerin elde olmaması halinde kalite kontrol çemberlerini devreye sokmak mümkün olur . Bunu şöyle açıklayabiliriz . Bir konu hakkında fikir üretmek ve belli bir liste elde etmek için kalite çemberi yeni toplantılarla beyin fırtınasında bulunabilir .

Bu teknik , grup üyelerinden yararlanarak çok sayıda yeni düşünceleri formüle etmeye veya yeri bir konu üzerinde çeşitli düşüceler oluşturmaya yol açar . Beyin fırtınası etkinliği büyük bir araçtır . Düşünceleri ortaya koyma evresinde saklı kalmış bilgi ve düşünceler açığa çıkar . Yaratıcı kapasitenin ortaya çıkmasında bu yöntemin önemli bir üstünlüğü vardır . Yapılan uygulamalarda beyin fırtınasının özelliği 5 veya 9 kişilik bir grup için en yüksek verimi sağladığı görülmüştür . Ancak bu verimi sağlamada grup liderinin kapasiteside önemli yer tutmaktadır . Beyin fırtınası toplantısından elde edilmek istenen amaçlar şöyle sıralanabilir:

d) İncelenen sorunlarla ilgili mümkün olan nedenler , düşünülen çözümler ve

fikirler üretmek ,

e) Grubun yaratıcı potansiyeli ile birlikte bulgular elde etmek ,

f) Bireylerin herbirinin anlatımlarını uygun hale getirmek ,

g) Bir fikirler stoku hazırlamak ,

h) Grubun düşüncelerinden hareketle onun yararları doğrultusunda teşhiste

bulunmak ,

Şeklinde sıralanabilir .

2. BEYİN FIRTINASI NEDİR ?

Beyin fırtınası ingilizce “ Brainstorming “ , fransızca “ rémue-méninge “ veya “ déballage d’idées “ kelimelerinden oluşur . Beyin fırtınasının hemen hemen birbirinin aynı olan birçok tarifi vardır . Bunların birkaçı şöyledir :

§ Beyin fırtınası daha çok düşünce yaratmak için belli sayıda bireyden oluşan bir grubun yaratıcı kapasitesinden yararlanmayı amaçlar . Grup üyelerinden herbirinin düşüncesi yaratıcı grubu oluşturur .

§ Daha çok düşünce yaratmak için belli sayıda bireyden oluşan bir grubun yaratıcı kapasitelerinden yararlanmaktır .

§ Beyin fırtınası , bir grubun uğraştığı konularla ilgili olarak , birçok fikrin ortaya çıkmasının sağlandığı bir düşünce seansıdır .

§ Beyin fırtınası belirli bir sorunun çözülebilmesi için bir grup üyenin liderleri nezaretine bir teknik uygulayarak fikir üretmeleridir . En basit açıklamasıyla ; fikir üretimini teşvik etmektir diyebiliriz .

§ Beyin fırtınası , herhangi bir konuda fikir , kanıt veya çözüm önerileri toplamak amacıyla gerçekleştirilen , yaratıcılığı teşvik eden , tüm takım üyelerinin katılımını cesaretlendiren , katılımcıların fikirlerinin değerlendirilmesi ve kritik edilmesi yerine yeni fikir üretimini amaçlayan bir araçtır .

Beyin fırtınasını , “ Çok sayıda fikri , bir grup insandan , kısa sürede elde etme tekniklerinden biri “ diye tanımladığımızda , bu tanımın özelikleri “ çok sayıdaki fikir “ , “ bir grup insan “ , “ kısa süre “ dir . Bunları açarsak , ilk olarak çok sayıdaki fikir denmiştir , iyi fikir denmemiştir . Seans sırasında oluşan fikirlerin hepsinin olması diye bişey söz konusu değildir . İyi yürütülen bir seans sonunda yüzlerce düşünce oluşacaktır ve bu fikirlerin hepsi hesaba katılır . Hatta en aptalca fikirler de hesaba katılır , bunlar kahkahalarla zemin hazırlayarak gerginliği azaltırlar . Derin sessizlik beyin fırtınası seansını kısa sürede başarısızlığa mahkum eder .

İkinci olarak tanımda bir grup insan özelliği vardı . Beyin fırtınası seansı için en uygun katılımcı sayısı oniki ile beş arasında olmalıdır .Bu sayıya yöneticide dahildir. Bu sınır içinde kalan bir grupta herkes katkıda bulunma olasılığı . Seansa katılanların sayısı yirmi kişiyi aşarsa , katılanların bir kısmı konuşma fırsatı bulamazlar . Beş veya altı kişiden daha az katılımcının oluşturduğu gruplarda herkes kendi söyleyeceğini söylemeden önce diğerlerinin fikirlerini belirtmelerini bekleme eğilimine girmektedir . Ayrıca küçük gruplarda rahat ve serbest bir atmosfer oluşturmak daha zordur .

Son olarak tanımda kısa sürede ifadesi gelir . Birçok yöneticinin belirli zamanlarda beyin fırtınası yapacak zamanı olmayabilir , bu yüzden kararları tek başına alırlar . Bu elbette doğrudur . Çözümü belli olaylar için grup oluşturmak gereksizdir .

3. BEYİN FIRTINASI İÇİN YOL GÖSTERİCİ DÖRT UNSUR

Beyin fırtınası seanslarının başarıya ulaşması , dört yolgösterici unsurun belirlenip kullanılmasına bağlıdır . Bu unsurlar şunlardır :

Değerlendirmenin sonraya bırakılması

Serbest bir ortam

Miktar

Çaprazlama – Geliştirme

3.1 DEĞRLENDİRMENİN SONRAYA BIRAKILMASI

Herkesin – seans yöneticisi de dahil – düşüncelerin değerlendirmesini yapmayı seansın bitiminden sonraki bir zamana bırakması gerektiği anlamına gelir . Seans sırasında katılımcı , ne kendi ne de başkasının fikri üzerine değerlendirme yapamaz . Grup yöneticisi bu gibi durumlara izin vermemelidir .

3.2 SERBEST BİR ORTAM

Katılımcıların kendilerine koydukları sınırları kaldırmaları ve akıllarına geldiği gibi konuşabilmeleri anlamına gelir . İyisiyle kötüsüyle , akla uygun olanıyla olmayanıyla , bütün fikirler hesaba katılır ve kaydedilir .

3.3 MİKTAR

Seans sırasında ortaya fikirlerin değerlendirilmesinin sonraya bırakılmasıyla kalite tartışması da ertelenmiştir . Katılımcılardan , niteliğine bakılmaksızın mümkün olduğu kadar çok sayıda düşünce ortaya koymaları istenir .

3.4 ÇAPRAZLAMA – GELİŞTİRME

Katılımcıların öteki katılımcılar tarafından ortaya atılan düşünceleri ele alıp geliştirebilmeleri anlamına gelir . Katılımcıların seans sırasında ortaya attığı fikirler dokunulmaz değildir . Bu fikirlerin sadece sahipleri tarafından geliştirilmemesidir . Başka birinin düşüncesi sizin aklınıza başka birşeyin gelmesini sağlıyorsa onu söyler , geliştirir ve ileri götürürsünüz .

Bu kurallar seans boyunca hep göz önünde bulundurulmalıdır . Seans yöneticisi bu dört temel ilkeyi gruptaki herkese anımsatabilmeli ve kurallara herkesin uymasına sağlayacak kadar özgüvenli bir tavır sergileyebilmelidir .

4. BEYİN FIRTINASININ KADEMELERİ

Beyin fırtınası seansının altı kademesi vardır :

§ Sorunun belirlenmesi ve tartışılması

§ Sorunun yeniden tanımlanması

§ Yeni tanımlardan birinin temel alınması

§ Isınma turu

§ Beyin fırtınası

§ En akla gelmeyecek düşünce

Bu kademelerin herbiri önemlidir ve bir kademe tamamlanmadan diğerine geçilmemesine dikkat edilmelidir . Bu özellikle de sorunun yeni tanımlarından birinin çıkış noktası olarak ele alınacağı üçüncü aşama için önemlidir . Bu aşamadan önce beyin fırtınasına geçilmesine olanak verilmemelidir .

4.1 SORUNUN TANIMLANMASI VE TARTIŞILMASI

Seansa katılan herkesin , sorunun ayrıntılarını bir ölçüye kadar bilmesi beklenir . Topluluk içindeki üyelerin o sorun hakkındaki bilgileri değişik düzeylerde olabilir . Bu aşamada sorunun tanımlanması ve tartışılması , konuya daha az hakim olanlara sorunun niteliği hakkında belli bir bilgi vermek için kullanılır . Bu bilginin minimum miktarda olması önemlidir . Zira derinlemesine bilgisi olmayan katılımcılardan beklenen , yalnızca sorunu anlayacak kadar teknik ayrıntı bilmeleri , fikir oluşturmalarına engelleyecek kadar ayrıntıya boğulmamalarıdır . Görüleceği gibi , beyin fırtınası seansı farklı disiplinlerden gelenlerin beraber çalışmasıyla oluşturulur . Katılımcılardan bazıları , doğrudan doğruya , sorunla teknik açıdan ilgilidirler . Farklı alanlardan gelen diğer katılımcılar ise bu aşamada bir tanıtım bilgisine gereksinim duyarlar .

Sorunun tanımlanmasına ve tartışılmasına ayrılan süre kısa tutulmalı ve on dakikayı aşmamalıdır . Bu aşamada analitik yaklaşımlı sorulardan ve çok fazla ayrıntıya girmekten kaçınılmalıdır . Sorun seansın düzenlenmesini isteyen kişi tarafından veya sorun hakkında bilgisi olan biri tarafından anlatılmalıdır . Çalışmanın yapılmasını isteyen kişi sorunu belli bir biçimde görmektedir ve soruna kendi gördüğü biçimiyle bir çözüm bulunmasını arzu eder . Soruna farklı yaklaşımlar , bir sonraki aşama olan “Sorunun Yeniden Tanımlanması “ aşamasında ele alınacaktır ve görüşlerin belirtilmesinin yeri o aşamadır .

4.2 SORUNUN YENİDEN TANIMLANMASI

Sorunun yeniden tanımlanması aşamasında katılımcılardan sorunun çevresinde dolaşmaları ve onu oluşturan parçaların her birine ayrı ayrı açılardan bakabilmeleri beklenir . Sorunun değişik yüzlerinden her birini yeniden tanımlamak ise “ Nasıl yapalım da …? “ sorusuyla başlar . Burada gözönünde tutmamız gereken nokta , bu aşamada sorunun çözümüyle ilgili düşüncelerin değil , sorunun yeniden yapılmış tanımlarının istendiğidir , problemin çözümlerinin sırası çalışmanın daha ileriki aşamalarında gelecektir . Bu amaca ulaşmayı garantilemek için , bu “ Nasıl yapalım da … ? “ diye başlayan soruların hepsi , yazıldığı biçimiyle tutarlı bir anlam taşımalıdır . Eğer bu şekilde formüle edilen soru , kitabi şekliyle bir anlam taşıyorsa , o cümle bir “ Yeniden tanımlama “ dır . Ama cümle böyle bir anlam taşımıyorsa , potansiyel bir çözüm olma ihtimali vardır . Yazılışa göre tutarlı bir anlam taşıyıp taşımama ölçüsü beyin fırtınası uygulamalarının en temel unsurlarından biridir . Sorunun yeniden yapılmış tanımlamaları ile muhtemel çözüm olabilecek birbirinden ayrı tutmak önemlidir . Çözümlerin aranmasına geçilmeden önce olabildiğince fazla yeniden tanımlama yapılmalıdır .

Bu kısmın bazı tehlikeleri vardır ; bazı yeniden tanımlamalar aynı zamanda birer çözümde olabilir . Yeniden tanımlamalar ile muhtemel çözümlerin birbirine dönüşme olasılığı vardır . Buradaki tehlike yeniden tanımlama süreci tam bitmeden beyin fırtınasının başlama olasılığıdır .

Sonra oluşan bütün yeniden tanımlamalar tespit edilir ve grup yöneticisi tarafından numaralandırılarak yazılır ve bunlar katılımcılara verilir . Bütün katılımcıların önerileri tükeninceye kadar , yeniden tanımlamaların yapılmasına devam edilmelidir . Bazı yeniden tanımlamalar başka tanımlamalarla çok benzer bir şekilde görünebilir . Bunlar mümkün olduğunca elenmelidir . Yeniden tanımlamalar mümkün olduğunca pozitif bir şekilde tanımlanmalıdır . Seans yöneticisi de çalışma grubunun bir üyesi olarak kendi yaptığı tanımlamaları da belirtmelidir . Yönetici bazı tanımlamaları önceden hazırlamış olabilir . Her ne kadar sorunun yeniden tanımlanması bir beyin fırtınası seansının yalnızca ikinci aşaması ise de , bu çalışma sorunu çözmekte kendi başına etkili bir yöntemdir .

4.3 YENİDEN TANIMLAMALARDAN BİRİNİN TEMEL ALINMASI

Yeni tanımlardan birinin temel alınması aşamasında bir önceki aşamada yapılan tanımlamalar kağıtlara yazılmış halde grup üyelerinin önündedir . Bundan sonra yapılması gereken grup üyeleri veya yönetici tarafından bu tanımlamalardan birinin veya ikisinin seçilmesidir . Bu seçim iki şekilde olabilir . Otokratik yöntemde seçim yönetici tarafından yapılır . Çalışmaya konu olan sorun grup başkanı tarafından çözülecek bir sorun ise otokratik çözüm daha uygun olur . Yeniden tanımlama için ikinci bir yöntem ise demokratik yöntemdir . Bu yöntemde grup üyelerinin tümünün katılımıyla bir yada iki fikir seçilir . Normal olarak bir tek yeniden tanımlama seçilir . Ama kimi durumlarda , yeni tanımlamalardan iki yada üç tanesi birbirine çok yakın ifadelerse , bunlar birleştirilerek tek bir yeniden tanımlamaymış gibi kabul edilebilir . Hangi yöntemle seçilirse seçilsin , seçilen yeniden tanımlama üzerindeki tartışma kısa tutulmalıdır . Bu aşamada grup üyelerinin fikirleri birbirinden ayrılmaya başlar .

Seçilen ilk yeniden tanımlama üzerinde fikir birliğine varıldığında , seans yöneticisi bunu “ Kaç ayrı biçimde …? “ diye başlayan bir cümle şeklinde bir kağıda yazar . Cümlenin bu şekilde kağıda dökülmesi önemlidir , çünkü bu ifadeyle katılımcılar yeniden tanımlamalar aşamasından çözümler araştırma aşamasına geçerler ve grup lideri katılımcılardan akıllarına akıllarına gelen ilk çözümleri söylemelerini ister . Serbest bir ortamda , çatallara ayrılan fikirler başgöstermeye başlar . Burada çözüm üretmeye başlamalarda olabilir . Seçilen yeniden tanımlama kaydedilip herkesin görebileceği bir yere konmalıdır . Bu olamazsa seansın ilerleyen aşamalarında hangi yeniden tanımlama üzerinde çalışıldığı unutulabilir , buda seansı böler ve oluşan yapıcı ortamın dağılmasına yol açar . Seçilen ilk yeniden tanımlamayla ilgili düşünceler tükenmeye başlarken , üzerinde çalışılmak üzere ikinci bir yeniden tanımlama ele alınır . Bütün yeniden tanımlamaların üzerinde çalışılması gerekli değildir . Bu ikinci yeniden tanımlama olduğunca birinciden farklı seçilmelidir . Bu ikinci tanımlama birinci gibi seçilir ve yazılarak kaydedilir .

4.4 ISINMA TURU

Bu aşamada beyin fırtınası seansının bir ısınma turu yapılması uygundur . Ama bu bir zorunluluk değildir . Isınma turlarının , katılımcıların serbest bir ortamın oluşmasına uyum gösterebilmeleri için önemi vardır ve gerektiğinde herhangi bir anda böyle bir uygulama yapılabilir . Isınma turları , üyelerin seansa katılımını yönlendirmek ve fikirlerin serbestçe yaratılabileceği bir ortamın sağlanması için uygundur .

Bir ısınma turu kısa süreli , beş dakikayı aşmayan ve bu sürede katılımcıların bazı nesneler için akıllarına gelen diğer kullanımları söyledikleri bir dönemdir . Burada önemli olan “ diğer kullanımlardır “ örneğin bir yemek masası için diğer kullanımlar . Burada önemli olan nesnenin ne olduğu değildir , ayrıca üzerinde çalışılan konuyla da ilgisinin olması gerekmez . Burada önemli olan katılımcıların , akla yakın olsa da olmasa da fikirler üretmeye başlamalarını sağlamak ve neşeli bir serbestlik ortamı oluşturmaktır . Bu ortam yakalanamamışsa , ikinci ısınma turu uygulanır ve sonra grup yöneticisi katılımcıları esas beyin fırtınası çalışmasına başlamak üzere başlangıçta seçilmiş olan yeniden tanımlanmış biçimiyle ana soruya yönlendirir .

4.5 BEYİN FIRTINASI

Beyin fırtınası seansının başlangıcında , grup yöneticisi kağıda yazılmış yeniden tanımlamaları okur ve katılımcılardan bunlarla ilgili düşüncelerin belirtilmesini ister . Bu çalışmada en fazla göz önünde tutulması gereken nokta , grup yöneticisinin de bizzat düşünce üretmesidir . Çalışma grubunun lideri de aktif olarak üretime katılması gereken bir üyedir . Bu uygulama , özellikle yöneticinin seansın gidişatında değişiklikler yapmak istediğinde grubu yönlendirecek şekilde düşünceler açıklamasına olanak verdiğinden , asla terkedilmemelidir .

Düşüncelerin ifadesi oldukça hızlı bir tempoyla yapılmalı ve grup lideri aynı hızla bu fikirleri kaydetmelidir . Bu kaydetme işlemi için bir sekreter kullanılmamalıdır. Her düşünce sırasıyla numaralanır ve büyük boyutlu kağıtlar üzerine kalın keçeli kalemle yazılır . Kağıtların arkaları kullanılmamalıdır . Sonra bu kağıtlar katılımcıların görebileceği bir şekilde asılmalıdır . Bu kağıtların devamlı göz önünde bulunması beyin fırtınasının önemli bir özelliğidir . Kalın keçeli kalemlerle doldurulan büyük kağıtlar , söylenen bütün fikirlerin sürekli göz önünde olmasını sağlar . Hızla artan sayıda fikrin odanın duvarlarında katılımcıların sürekli gözleri önünde olması katılımcılara yeni fikirler üretmek üzere şevk verecek görsel bir etki yaratır .

Beyin fırtınası seansında asla teyp kullanılmamalıdır . Çünkü , her şeyden önce , kaydedilen fikirler sürekli olarak görsel biçimde izlenebilir olmayacaktır . Ayrıca , çok az sayıda insan sesinin kaydedilmesine alışıktır ve insanların çoğu seslerini kaydeden bir teyp cihazının varlığını rahatsız edici bulur , bu da seansa katılanların dikkatlerini dağıtır . Bu şartlarda rahatlamaları ve serbest düşünce üretmeleri mümkün değildir . Ayrıca bu seans süresi kadarda dinleme süresi için zaman harcanacağı da malumdur . Öte yandan bu kayıt uygun olmayan kişilerin eline geçebilir . Normal bir fırtınasında olması gereken gürültüler , kahkahalar , espriler , şakalar dışarıdan bakan ve beyin fırtınası uygulaması hakkında bilgi sahibi olmayan birine ( bu bir yönetici olabilir ) saçma görünebilir . Bu nedenlerle seanslarda teyp kaydı yapılmamalıdır .

Beyin fırtınası seansının önemli özelliklerinden biri de kahkahalı ve gürültülü olmalarının gerekmesidir . Belirtilen fikirler dışında hiçbir sesin olmadığı sessiz bir seans , kısa sürede temposunu kaybedecek ve yaratıcılıktan uzaklaşacaktır . Gürültülü ve gülünen bir ortam , fikir oluşumuna katkıda bulunduğu için desteklenmelidir . Sessizliğe yönelen bir çalışmayı canlandırmak ve katılımcılar başka şeyle düşünürken konudan uzaklaşmalarına engel olmak için grup lideri ifade edilen yazarken onları yüksek sesle tekrarlayabilir , uçuk fikirlere yüksek sesle gülebilir . “ Başka fikirler de duyalım “ , “ Bu konuda siz ne dersiniz ? “ gibi cümlelerle katılımcılar teşvik edilebilir .

Belirtilen fikirleri kaydetmek , grup yöneticisinin yetkinleşmesi gereken bir iştir . Burada fikirlerin kaydedilmeden önce grup yöneticisinden geçmesi en uygun yöntemdir . Çünkü yönetici fikirleri kaydederken üzerinde değişiklikler , kısaltmalar ve ya da eklemeler yapabilir . Bu arada meydana gelen ifade değişiklikleri , yeni fikirlerin doğmasına olanak verebilir . Kaydı hızlandırmak için uygulanabilecek bir yöntemde , bir yerine iki kişinin fikirleri kaydetmesidir . Ancak bu belirgin bir hızlanma sağlamayacaktır , çünkü çalışma lideri katılımcıların belirttiği fikri kaydı tutanın yazabileceğinden daha hızlı şekilde değiştirerek tekrarlayabilir ya da başka bir düşünceyle bütünleştirebilir . Bu durumda yazıcıların liderin hızına yetişmeleri güç olacağından , konuşmaya sık sık ara vermek gerekir ki bu da sürat gerektiren bir çalışmanın yürütülmesi açısından kötüdür .

Fikirler genellikle katılımcılar tarafından önceden planlanmış bir biçimde oluştururlar , ancak bazı fikirler diğer katılımcılara örnek oluşturarak onların fikirlerini yönlendirebilir . Bu sakınılacak bir durum değildir ve düşünceleri belli bir konuşma sırasına göre kaydetmek için özel bir çaba sarfedilmemelidir . Katılımcılardan belli bir sıraya uygun olarak konuşmaları beklenmemelidir , çünkü böyle bir talep , bir grup üyesinin hazır olmadığı bir anda düşünce açıklamaya zorlanmasına neden olabilir . Katılımcıları güç duruma düşürmekten sakınılmalıdır . Güç duruma düşen katılımcıların şevki kırılır . Hiçbir zaman henüz konuşmamış bir grup üyesine dönüp ondan fikir beklediğinizi söylememelisiniz .

Çalışma seansı ilerledikçe fikir akışının hızında değişiklikler olacaktır . Başlangıçtaki hızlı akış bir süre sonra yavaşlayacaktır . Bu yavaşlamayı değiştirmenin ve fikir akışının tamamen durmasını engellemenin yolları vardır . Bunlardan biri “ Bir Dakikalık Sessizlik “ yöntemidir . Bu yöntemde seans lideri tam bir sessizlik ister ve katılımcıların onlara en yakın kağıttaki fikirleri okumalarını söyler . Tanınan bu süreden amaç , katılımcıların birbirlerinin düşüncelerine bakarak yeni fikirler üretmelerini sağlamaktır . Bir dakikalık sessizlikten sonra , grup lideri üzerinde çalışılmakta olan yeniden tanımlamayı tekrar eder ve fikir akışını yeniden başlatır . Bu uygulama yeniden birçok düşüncenin dile getirilmesine olanak verir . Daha çok düşünce elde etmek için başka bir yolda , daha önce ifade edilmiş bir fikri alıp katılımcılardan bu düşünce üzerinde değişiklikler yapmalararını istemektir . Burada amaçlanan , akla gelen her düşüncenin muhtemel bütün çeşitlemeleriyle tanımlanabilmesidir . Hiçbir fikir , başka bir düşüncenin içinde zaten ifade edilmiş olduğu için hesap dışında tutulmamalıdır . Bu düşünce ancak , eğer aynı düşünce daha önce aynı sözcükler kullanılarak ifade edilmişse tekrarlanmış kabul edilir . Başka bir çare de , geriye dönüp daha önce belirlenmiş olan yeniden tanımlanmış sorunlardan birini daha seçerek işe yeniden “ Kaç değişik yolla … ? “ diye başlamaktır . Burada da daha önce olduğu gibi düşünceler sıra numarası verilerek kaydedilmelidir . Beklenen verim elde edilemiyorsa ve neşeli ve serbest bir ortam sağlanamamışsa , katılımcıları şaşırtıp güldürecek şekilde seçilmiş bir tema üzerinde yeni bir ısınma turuna başvurulabilir .

4.6 EN AKLA GELMEYECEK FİKİR

Fikir gerçekten kesildiği anlaşıldığında , eğer grup üyelerinin yorgun oldukları da anlaşılıyorsa , seans en akla gelmeyecek fikir yönteminin uygulanmasıyla bitirilir . Bu yöntemde , seans boyunca ortaya atılmış en akla gelmeyecek , en garip düşünce ele alınarak , bu düşünceden yola çıkılıp yeni ve işe yarar fikirler oluşturmaya çalışılır. En akla gelmeyecek fikir genellikle güldürücü olduğundan , neşeli ve serbest bir ortam yeniden oluşur ve katılımcılar olumlu bir iş yapmış olmak hissiyle çalışmayı bitirirler . Bu etkiye ek olarak bu teknik ana seans esnasında hiç akla gelmemiş alan bazı gerçekten mükemmel fikirlerin ortaya çıkmasına da olanak sağlayabilir . Bu bölüme başlarken yönetici grup lideri üyelerden çalışma sırasında ortaya atılmış en akla aykırı fikirleri belirlemelerini ister . Bu aşamada , ilk ortaya atıldıklarında tebessümle karşılanmış pek çok fikrin o kadar da gülünecek şeyler olmadığı , aslında pekala işe yarar unsurlar içerdiği farkedilir . Bu fikir seçildiğinde grup lideri bunu kağıda yazar ve üyelerden bu fikirden iyi bir şeyler çıkıp çıkmayacağını araştırmalarını ister . Bu aşamada birçok fikir kaydedilebilir ancak hiç yeni düşünce çıkmadığı da olur . Zaman zaman da , akla en son gelecek düşünceden yola çıkılarak , son derece iyi fikirlere ulaşılır . Bu uygulama aynı zamanda gerilimin azalmasını sağlar .

Durum gerektiğinde , ikinci bir en akla gelmeyecek fikir turu düzenlenebilir . Bundan sonra grup lideri fikir oluşturma aşamasının belirttiğini belirtir ve değerlendirme çalışmalarına başlanır .

BAŞARILI BEYİN FIRTINASI

Bu bölümde , çalışma grubunu oluşturacak kişilerin belirlenmesinde hangi unsurlar belirlenmelidir ? , başarılı bir grup yöneticisinde olması gereken nitelikler nelerdir ? gibi soruların yanıtları aranmaktadır ve bazı önemli noktalarda belirtilmektedir .

5.1 ÇALIŞMA GRUBUNUN OLUŞTURULMASI

İdeal beyin fırtınası çalışmaları için katılımcı sayısı en fazla 12 en az ise 5 veya 6 kişidir . Katılımcı sayısının az olduğu gruplarda sorun ; üyeler ne kadar motive olurlarsa olsunlar ve ne kadar konuya hakim ve bilgili olunlar organizasyon içinden katılanların dışında , akla gelmeyecek fikirler üretebilecek dışarıdan gelen katılımcıların yokluğunun önemli bir eksik olduğuydu . Tabi ki grubun içinde sorunla çok yakından ilgili kurumun içinden gelen katılımcılarda bulunacaktır . Ama grupta mutlaka soruna tamamen yabancı fakat teknik yönden yakın kişilerin de bulunmasına önem verilmelidir . Bunlar organizasyonun değişik bölümlerinden olabileceği gibi organizasyon dışından da bir iki kişi katılmalıdır . Örneğin üretimle ilgili bir sorun üzerinde çalışıyorsak grup içinde satış bölümünden , idari kadrodan , muhasebeden , üretim hattında çalışan çeşitli insanlar yer alabilir . Bunların sorunla doğrudan igili olmaları gerekmez . Katılımcılar arasında geniş bir bilgi birikimi yelpazesinin oluşturulabilmesi ve deneyimin sağlayacağı derin görüşten yararlanabilmek için değişik hiyerarşi kademelerinden gelen kişilerle bir grup oluşturulması gerektiği düşünülebilir . Buradaki sorun kademe farkı yüzünden insanlar çeşitli rahatsızlıklar yaşayabilirler . Bunları ortadan kaldırabilmek için seansa başlarken fikirlerin serbestçe ortaya konabileceği bir ortam hazırlanmalıdır .

Eğer mümkünse çalışma grubunda her iki cinsten ve gençlerden temsilciler bulunmalıdır . Erkeklerle kadınların sorunlara farklı bakış açıları vardır ve katılımcılar arasında bütün yaklaşımların temsilcilerinin bulunması arzu edilen bir şeydir . Gençlerinde bu toplantılara katılmaları özendirilmelidir . Buradaki esas amaç soruna farklı açılardan bakan farklı insanları bir araya getirip daha çok fikir elde etmektir .

Çalışma esnasında seansı dışarıdan kimsenin izlemesine izin verilmemelidir . Çalışmaya doğrudan katılmayan ancak gözlemci olarak orada bulunanlar , bu kişilerin neden orada olduğunu anlamayan katılımcıların davranışlarını sınırlamalarına neden olabilir . Ve kendileri de bu tarz bir çalışmanın kendi alışık oldukları analitik yaklaşımlı ve daha ciddi havalı toplantıların atmosferine kıyasla daha neşeli olan havasını kabullenmekte güçlük çekebilirler . Ayrıca akla yatkın bulmadıkları görüşlere müdahele edebilirler . Ancak bu insanlar gruba katılmaları şartıyla ortamda bulunmalarına izin verilir . Ama önce beyin fırtınası seansının işleyişi hakkında bilgi verilmelidir .

5.2 GRUP YÖNETİCİSİNİN ÖZELLİKLERİ

Daha öncede belirtildiği gibi lider de grubun bir üyesidir ve düşünce üretimine katılmaya hazır olmalıdır . Çalışmanın altı kademesinin de uygulanması , fikirlerin kağıda aktarılması , dört kılavuz unsurun göz önünde tutulmasının sağlanması hep onun sorumluluğundadır . Liderin bütün bunları yapabilmesi için daha önceden beyin fırtınası seanslarına katılmış ve çalışmanın nasıl yürütüleceğini iyi kavramış olması gerekir . Ayrıca bu uygulama için şevk duyması ve bu duyguyu diğerleriyle paylaşması ve iyi bir mizah anlayışına sahip olması gerekir . Keçe uçlu kalemlerle hızlı ve okunaklı yazması , imlasının düzgün olması ve sayıları takip edebilmesi de gerekir , ayrıca meslektaşlarının önünde gülünç duruma düşmekten de korkmamalıdır .

Yönetici dört ana unsurun işaret ettiği yönlerden sapılmasına engel olmalı ve özelliklede “ Değerlendirmenin Ertelenmesi “ ilkesine sıkı sıkıya bağlı kalınmasını sağlamalıdır . Özelliklede lider katılımcılardan hiyerarşik açıdan alttaysa sorun çıkabilir. Onlara beyin fırtınası ilkelerini iyi bir biçimde anlatabilme kabiliyetine sahip olmalıdır lider . Ancak , genç lider kuralları uygulamakta zayıflık sergilerse , o zaman daha kıdemli elemanları da önerilen düşünceleri eleştirmeye başlarlar ve düşüncelerin serbestçe oluşmasına olanak veren atmosfer dağılır . Liderin çözülmesi istenen sorunla doğrudan karşılaşmış olması gerekmez . Bazı yönlerden duruma dışarıdan bakabilmenin faydaları vardır . Ancak her seanstan önce bilgilendirme çalışması yapılmalıdır . Bu çalışmada sorunun çözülmesini isteyen kişiyle ayrıntılı bir görüşme yapılarak sorun tanımlanmalıdır .

5.3 ÖNEMLİ NOKTALAR

Beyin fırtınası seansının başarılı olup olmadığı , iki ayrı yoldan belirlenebilir. İlk yol , üretilen düşünce miktarına bakmaktır . Gerçi bunların içinde birçoğu sonradan işe yaramaz ya da konuyla ilgisiz ve aptalca görünebilir , ama bu değerlendirmede esas olan şey , niteliklerine bakılmaksızın ortaya konan yeniden tanımlamaların ve çözüm önerilerinin toplam sayısıdır . İkinci yol ise daha derinlere ulaşan ve son tahlilde gerçek bir sınama olan şu sorudur : “ Bu düşüncelerden kaç tanesi hakikatten işe yaradı ? “ Bütün sorun çözme tekniklerinin varmak istediği hedef budur ve başarının göstergesi de uygulama alanı bulabilen fikirlerin sayısıdır , düşüncelerin hangi yöntemle oluşturuldukları değil . Gerçekten ve çok haklı olarak bir sorunu çözümlemenin verdiği başarı coşkunluğu içinde , o çözüme nasıl bir mekanizma ile ulaşıldığı pekala unutulabilir . İşte o yüzden , genellikle başarı ölçütü olarak ikinci yöntem değil de ilk yol , yani oluşturulan düşüncelerin toplam sayısı esas alınır .

Beyin fırtınası uygulamalarında üzerinde durulması gereken önemli noktaları sıralarsak bunlar şöyle oluşur ;

§ Çalışmanın altı kademesini birbirinden ayrı tutmak .

§ Sorunları usulüne uygun şekilde yeniden tanımlamak .

§ Dört temel ilkeyi hep göz önünde tutmak .

§ Kuruluş içinde ve kuruluş dışında katılımcıların oluşturduğu yaklaşık 12 kişilik bir çalışma grubu oluşturmak .

§ Yeniden tanımlamaları ve üretilen fikirleri kağıtlara yazıp odanın duvarlarına asarak hep göz önünde tutmak .

§ Kahkahalı ve gürültülü bir ortam oluşturmak .

§ Bu konuda istekli birinin çalışma grubuna önderlik etmesini sağlamak .

§ Tekrarlamalarla karşılaşıldığında bir dakikalık sessizlik tekniğini kullanıp kullanmamaya karar vermek .

§ Seansı en akla gelmeyen düşünce tekniği kullanarak neşeli yoldan bitirmek .

Bunlardan başka ince ayrıntılarda dikkate alınmalıdır . Bunlar ;

§ Çalışmanın yapılacağı mekan kimsenin sizi rahatsız edemeyeceği ve telefon bağlanamayacak bir büro olmalıdır .

§ Katılımcıların tek lüksü rahat iskemleler olmalıdır . Ayrı masaya gerek yoktur , çünkü kayıtlar gurup lideri tarafından tutulacaktır .

§ Çalışma sırasında gerilim azaltıcı ve rahatlatıcı olarak alkollü içecekler kullanılabilir .

§ Başkalarının fikir açıklamasına fırsat vermeyen grup üyelerinin varlığında grup lideri nazik bir şekilde müdahale edebilmelidir .

§ Grup üyeleri birbirlerini görebilmeleri için U şeklinde oturmalıdırlar . Asılan kağıtlarda U ‘ nun açık ucunda olmalıdır .

§ Amaç koyma açısından fikirlere numara vermek işe yarayabilir . Aynı zamanda bu tekrarlanan fikirlerin saptanmasında zamandan tasarruf etmektir .

§ Çalışma seansının kesin bir bitiş saati olmamalıdır . Bitiş , fikirlerin tükendiği ve düşünce akışının tekrar sağlanması için gerekli çabaların harcandığı fakat bunun da sonucu değiştiremeyeceği görüldüğünde olmalıdır .

5.4 BEYİN FIRTINASI SEANSLARINDA YAPILMASI GEREKENLER

§ Gürültülü bir seans oluşturmaya çalışın

§ Kahkaha seslerinin duyulmasına izin verin

§ Akla yakın olmayan ve “ uçuk “ fikirlerin ifade edilmesine izin verin .

§ Ortaya atılan fikirleri büyük kağıtlara yazın .

§ Değerlendirmenin zamanı gelince başlamasını sağlayın

§ Eğer seansı siz yönetiyorsanız , sizin yapacağınız değerlendirmenin de zamanını beklemesi gerektiğini unutmayın .

§ Düşüncelerin değişik biçimlerde ifade edilmesine izin verin .

§ Tekrarlamaları belirleyin ; bir düşüncenin ikinci ifade edilmesinde farklılıklar olabilir .

§ Bu yöntemle yeni tanışanlara önlerindeki engelleri anlatın .

§ Çalışmaya katılan , yaş ve konum bakımından kıdemli grup elemanlarına önceden hazırlayıcı brifing verin .

§ Ortaya konan bütün düşünceleri sırasıyla numaralandırın .

§ Çalışmayı hep akla en gelmeyecek düşünceyle bitirin .

§ Sorunun ilk seçilen yeniden tanımlanması artık fikir üretimine yardımcı olmamaya başladığında , mutlaka ikinci bir yeniden tanımlama seçin .

§ Her yeniden tanımlamayı mutlaka “ Kaç değişik şekilde …? “ diye formülleştirerek yazın .

§ “ Nasıl ? “ diye başlayan soruların hep anlamlı cümleler olmasına dikkat edin .

§ Çalışmanızın serbest ve neşeli bir ortamda yürütülebilmesini sağlamak için , ısınma turu uygulamasından mutlaka yararlanın .

5.5 BEYİN FIRTINASI SEANSLARINDA YAPILMAMASI GEREKENLER

§ Asla teyp kullanmayın .

§ Söylenenleri kaydetmek için karatahtadan veya asetat yapraklarından yararlanın .

§ Seansa katılan hiçkimseyle dalga geçmeyin .

§ Çalışmaya fiilen katılmayan hiçkimsenin seansı izlemesine izin vermeyin .

§ Çalışmanın dışarıdan gelenlerce kesintiye uğratılmasına meydan vermeyin .

§ Üzeri kaydedilen önerilerle dolan kağıtların tersini kullanmayın .

§ Başlangıçtaki tartışmada fazla zaman harcamayın , çok fazla ayrıntıya girilmesine olanak vermeyin .

§ Artık verimli olmamaya başlamış bir çalışma seansını zorlayarak devam ettirmeye çalışmayın .

5.6 PERSPEKTİF

Öncelikle beyin fırtınası uygulaması sorunlara çözüm bulmakta kullanılan kimisi analitik kimisi de yaratıcı olan pek çok çözümden sadece bir tanesidir . Bütün yöneticiler , karşılaştıkları sorunları çözmek için değişik bir takım yöntemler benimserler . Beyin fırtınası bu yöntemlerden yaratıcı yönü ağırlıkta olan bir tanesi olarak görülmektedir . Bunun dışında göz önünde bulundurulması gereken ikinci bir perspektif daha vardır buda ; her ne kadar bir beyin fırtınası seansında pek çok hatta yüzlerce düşünce ortaya konabilmekte ise de , bu çalışmanın soruna mutlaka bir çözüm bulacağının garantisi yoktur . Üçüncü önemli nokta ise beyin fırtınası seansının çözüm üretme eyleminin son aşaması olmadığı unutulmaması gerekir .

6. KAYNAKLAR

1. RAWLİNSON , J. GEOFFREY , ( 1995 ) , “ Yaratıcı Düşünme ve Beyin Fırtınası ” , Rota Yayınları

2. EFİL , İSMAİL , ( 1993 ) , “ Yönetimde Kalite Kontrol Çemberleri ve Uygulamalarından Örnekler “ , Uludağ Üniversitesi Basımevi

3. YÜKLÜ , SÜLEYMAN , “ Kalite Maliyetlerinin Muhasebeleştirilmesi “

4. BOLAT , TAMER , “ T.K.Y ‘ nin Konaklama İşletmelerinde Uygulanması “ , Beta Yayınları

5. ÖZBATIR , ÖZLEM , ( 1995 ) , “ T.K.Y. ‘de Eğitimin Yeri ve Koç 2000 Projesi “ Uludağ Üniversitesi , ( Yüksek Lisans Tezi )

6. KARABULUT , AYŞE , ( 1995 ) “ Sağlık Hizmetlerinde T.K.Y. “ Marmara Üniversitesi , ( Yüksek Lisans Tezi )

7. DÜREN , ZEYNEP , “ İşletmelerde Kalite Çemberleri “ , Evrim Basın Yayın Dağıtım